Selasa, 25 Januari 2011

Strategic Action Plan(SAP)

SAP
·         Adalah rencana aksi strategis bagi para  penanggung jawab jawab unit kerja
·         Merupakan rencana aksi strategis individu
·         Pada SAP ini termasuk akuntabilitas    terhadap kinerjanya dalam unit atau pertanggung gugatan terhadap unit yang –        dibawahinya  Merupakan aplikasi performance management

Struktur Penulisan  Strategic Action Plan (S.A.P)
Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan strategic action plan(SAP):
Ø  Penyusunan SAP
Ø  SAP
Penyususnan SAP
§  Nama
§  Unit Kerja
§  Instansi
§  Jabatan
§  Alamat
§  Tugas dan Fungsi
 SAP
1.       Misi (Mission)
2.       Visi (Vision)
3.       Nilai-nilai (Values)
4.       Analisa Lingkungan Internal (Internal Analysis)
5.       Analisa Lingkungan Eksternal (External Analysis)
6.       Asumsi (Assumptions)
7.       Issue kritis sukses (Critical Success Issues)
8.       Alternatif Strategi (Alternative Strategy)
9.       Faktor Kritis Sukses (Critical Succes Factors)
10.   Tujuan (Corporate Goals)
11.   Sasaran (Objectives strategy)
12.   Strategi Organisasi (Corporate Strategy)
13.   Strategi Fungsional dan Program/Pembiayaan/Kegiatan
14.   Pengukuran kinerja (Measuring Performance)
a.       Penetapan Indikator (Performance Indicators)
b.      Penetapan Kriteria
c.       Penetapan standar (Standard)
d.      Monitoring (Measuring Performance)
e.      Evaluasi Pengukuran kinerja (Evaluation)

Misi
§  Misi Adalah pernyataan yang menyajikan apa yang harus dilakukan organisasi/unit supaya bisa sukses. Perumusan misi harus memperlihatkan kebutuhan dan tuntutan.
§  Misi bisa lebih dari satu pernyataan
§  Dalam menyusun misi perlu mengacu ke tugas dan fungsi, agar misi yang dibuat menjadi realistik dan bisa dilaksanakan
Contoh :
1.       Memberikan pelayanan prima yang berbasis kepada profesionalisme SDM
2. Misi Unit Kerja Mengembangkan     profesionalisme SDM

Visi
1.       Pernyataan yang menggambarkan masa depan yang ingin diciptakan, yang dijelaskan pada waktu sekarang seperti jika hal yang akan datang tersebut terjadi pada saat ini.
2.       Kata visi berasal dari bahasa latin VIDERE, artinya melihat.
3.       Sifatnya intangible, dan membantu organisasi untuk mendekatkan tujuan organisasi yang ingin dicapai.
4.       Disusun dengan melihat hasil SWOT (Asumsi), Shared vision atau merupakan gabungan dari visi pribadi seluruh karyawan dan visi dari stake holders.

§  Memberi inspirasi kepada seseorang untuk membayangkan sesuatu yang menarik Jelas dan merupakan tantangan yang memberikan motivasi
§  Tegar dan tidak kaku, tak membatasi gerak organisasi dalam mewujudkannya
§  Terfokus kepada suatu titik atau tujuan dimasa depan
§  Menjadi pedoman arahan, bukan aturan yang mengikat
§  Orientasi masa depan dengan memperhatikan hal-hal positif dimasa lalu
§  Lebih baik dengan share vision

Nilai
§  Merupakan pernyataan bersama sebagai pegangan individu dalam organisasi.
§  Merupakan nilai yang dianut oleh seluruh individu dalam organisasi
§  Merupakan inti dalam organisasi (Organization climates)

Analisis Lingkungan Internal
§  Adalah analisa terhadap lingkungan dalam organisasi.
§  Alat untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi
§  Berdasarkan data yang ada akan lebih tajam (Evidance based)
§  Dengan balanced scorecard dapat dilakukan pendekatan 4 perspektif yaitu terhadap SDM, Proses bisnis internal, pelanggan dan keuangan ditambah hal lain yang dibutuhkan.

Analisis Lingkungan Eksternal
§  Adalah analisa terhadap lingkungan luar organisasi
§  Untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman.
§  Ligkungan eksternal terdiri dari lingkungan eksternal dekat dan jauh
§  Perhatikan ancaman dari pesaing yang menghasilkan produk yang sama dengan yang kita produksi

Asumsi
§  Merupakan kalimat yang berasal dari perbandingan hasil analisa internal dan eksternal
§  Akan menghasilkan Issue kritis sukses    (Critical Success Issues).
§  Akan menjadi dasar untuk menentukan alternatif strategi
§  Dipilih yang paling besar kaitannya dengan misi organisasi

Critical success issue
§  Diambil dari asumsi-asumsi SWOT.
§  Merupakan issue-issue yang perlu ditindak lanjuti dengan strategi.
§  Ditulis secara padat dan ringkas.
§  Sama dengan issue pengembangan dalam rencana strategis model Kaplan.
Misal :
 Daya beli masyarakat tinggi terutama dari sektor industri, akan tetapi kualitas SDM dan lokasi tidak strategis, namun komitmen yang tinggi akan mendorong organisasi untuk mampu bersaing

Strategi Alternatif
·         Dibuat berdasarkan Critical success Issues, namun perhatikan misi
·         Disusun dalam bentuk kalimat dengan kata kerja
·         Pilih yang paling besar daya ungkitnya (laverage)
Misal
        1. Mengembangkan kualitas SDM
        2. Renovasi bangunan ke tempat strategis
        3. Pemasaran ke sektor industri
       
Critical Succes Faktor
1.       Adalah faktor-faktor inti yang memungkinkan organisasi meraih sukses
2.       Dilihat dari alternatif strategi, apa kata kuncinya
3.       Sebagai pertimbangan untuk menentukan tujuan organisasi

Tujuan
§  Adalah tujuan organisasi
§  Disusun dengan melihat CSF dan misi,    bisa ditelaah dengan menggunakan , performance indikator
SMART GOAL
§  SPECIFICS
§  MEASURABLE
§  ACHIEVABLE
§  REALISTIC
§  TIME LIMITED
Sasaran Objektif
§  Lebih detail dan lebih operasional daripada tujuan
§  Biasanya untuk jangka pendek misalnya triwulan, semester dan tahunan
§  Lakukan analisis dengan menggunakan PI terhadap tujuan maka akan didapat sasaran

Strategi Organisasi
Dibuat kalimat dalam bentuk kata Kerja berdasar kepada tujuan, sasaran dengan memperhatikan misi unit.
Contoh :
1.       Melaksanakan pendidikan dan pelatihan customer service bagi seluruh karyawan
2.       Menyelenggarakan program pembelajaran organisasi
3.       Mengendalikan mutu pelayanan di seluruh unit
4.       Menerapkan sistem akuntabilitas karyawan


Tidak ada komentar:

Posting Komentar