Performance Management

Dewasa ini perusahaan menghadapi banyak tantangan dari lingkungan. Perubahan-perubahan terjadi begitu cepat dan kadang-kadang tidak dapat diduga. Perubahan-perubahan ini antara lain dalam bidang ekonomi, teknologi, pasar dan persaingan. Perubahan ini mengharuskan perusahaan untuk mengubah semua kebiasaan yang sudah dilakukan selama ini untuk menghadapi tingkat persaingan yang tinggi dan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Untuk itu diperlukan suatu pendekatan baru dalam mengevaluasi kinerja karyawan yang dikenal dengan Manajemen Kinerja (Performance Management)

Mengapa Perfromance Management

§  Di dalam pemerintahan pada masa sekarang ini telah dibentuk suatu tujuan yang lebih menantang terhadap prestasi kerja suatu organisasi, dari pelayanan dengan kualitas terbaik yang memenuhi kebutuhan customer dan pemilik modal, melakukan sesuatu yang melebihi kendala keterbatasan sumber daya, melalui improvement yang terus menerus sebagaimana organisasi beroperasi.

§  Manajemen kinerja menyokong operasi dan proses di dalam kerangka perubahan program strategi . Sepertinya latihan-latihan dan target, dimana keduanya flexible dan reaktif untuk berubah, dibutuhkan untuk mencapai peningkatan prestasi.

§  Manajemen Kinerja berdasarkan pada pernyataan yang mengatakan bila karyawan mengetahui dan memahami apa yang diharapkan dari dirinya dan mampu mengambil bagian dalam mewujudkan harapan-harapan tersebut maka dengan sendirinya mereka akan dapat dan mau memenuhi harapan kinerja tersebut.

Konsep Manajemen Kinerja

MANAJEMEN KINERJA (Performance Management)

“A proccess that consolidates goal setting, performance appraisal, and development into a single, common system, the aim of which is to ensure that the employee’s performance is supporting the company’s strategic aims”(Dessler, 2005:310)

Ø  Manajemen :

ü  Adopsi dari bahasa Inggris management yang berarti pengelolaan

ü  Daya upaya untuk menggunakan sumber daya secara efektif, efisien dan produktif untuk mencapai tujuan organisasi melalui proses perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian 

Ø  Kinerja :

ü  Terjemahan dari bahasa Inggris Performance

ü  Tampilan berupa proses dan hasil kerja yang dapat diamati dan diukur

ü  Kemampuan yang diwujudkan dalam bentuk proses dan hasil kerja oleh karyawan 

Ø  ManajemenKinerja :
Daya upaya untuk meningkatkan kemampuan dan mendorong karyawan melalui berbagai cara agar bekerja dengan penuh semangat, efektif, efisien dan produktif, sesuai dengan proses kerja yang benar agar mencapai hasil kerja yang optimal

Konsep Manajemen Kinerja

§  Manajemen kinerja adalah aktivitas mengatur dan mengukur prestasi kerja yang dicapai dibandingkan dengan target yang ditetapkan serta mengidentifikasi peluang-peluang untuk meningkatkan prestasi, dengan tidak hanya berpatokan kepada prestasi yang lama.

§  Manajemen kinerja adalah suatu proses untuk menetapkan pemahaman bersama tentang apa yang hendak dicapai serta bagaimana cara men-capainya, dan merupakan suatu pende-katan untuk memanajemeni karyawan dengan suatu cara agar dapat mening-katkan kemungkinan pencapaian kesuk-sesan dalam pekerjaan.

§  Fokus dari pada manajemen kinerja adalah masa depan - maksudnya adalah yang sesuai dengan kebutuhan dan yang dapat dikerjakan, serta bagaimana supaya dapat dikerjakan dengan lebih baik. Manajemen kerja adalah bagaimana mengatur hasil / prestasi seperti yang diharapkan.

Tujuan Manajemen Kinerja

Tujuan umum manajemen kinerja adalah membangun suatu budaya dalam perusahaan yang mendorong individu dan kelompok untuk bertanggung jawab memperbaiki secara terus menerus kegiatan operasional perusahaan serta kemampuan dan kontribusi mereka.

Secara umum manajemen kinerja memiliki 3 tujuan yaitu:

Ø  TujuanStrategik
Mengaitkan kegiatan pegawai dengan tujuan organisasi. Pelaksanaan strategi tersebut perlu mendefinisikan hasil yang akan dicapai, perilaku, karakteristik pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi, mengembangkan pengukuran dan sistem feedback terhadap kinerja pegawai 

Ø  TujuanAdministratif
Menggunakan informasi manajemen kinerja khususnya evaluasi kinerja untuk kepentingan keputusan administratif, penggajian, promosi, pemberhentian pegawai dll. 

Ø  Tujuan pengembangan 

Dapat mengembangkan kapasitas pegawai yang berhasil di bidang kerjanya, pemberian training bagi yang berkinerja yang tidak baik, penempatan yang lebih cocok

Tujuan Khusus untuk menerapkan manajemen kinerja sebaiknya ditentukan dan disetujui oleh manajemen puncak. Adapun tujuannya adalah:

Ø  Meningkatkan kinerja organisasi, kelompok dan individu

Ø  Mengintegrasikan sasaran organisasi, kelompok dan individu.

Ø  Memperoleh kejelasan akan harapan perusahaan terhadap kinerja yang  harus dicapai oleh individu dan kelompok.

Ø  Mengembangkan ketrampilan dan kompetensi karyawan.

Ø  Meningkatkan hubungan kerjasama yang lebih erat antara bawahan dan atasan.

Ø  Menyediakan sarana yang dapat meningkatkan obyektifitas penilaian kinerja karyawan.

Ø  Memberdayakan karyawan agar dapat memanajemeni kinerja dan

            proses pembelajaran mandiri.

Kegiatan Utama Manajemen Kinerja

Perencanaan Kinerja

Ø  Kegiatan ini merupakan kegiatan yang paling penting, karena merupakan kegiatan yang menentukan kinerja yang diharapkan perusahaan dari karyawannya. Tanpa ada kejelasan mengenai harapan perusahaan terhadap karyawan, maka karyawan tidak dapat bekerja secara efektif untuk mencapai sasaran perusahaan.

Ø  Perencanaan kinerja diawali dengan visi dan misi perusahaan dimana akan diketahui jelas sasaran perusahaan dan kompetensi SDM yang dibutuhkan. Setelah ditetapkan sasaran perusahaan maka ditetapkan juga standar kinerja dan standar kompetensi individual sehingga didapatkan komitmen rencana kinerja.

Ø  Pada perencanaan kinerja dibuat juga fokus pengukuran kinerja untuk masing-masing level karyawan. Fokus Pengukuran kinerja meliputi tanggung jawab, tugas dan standar kerja. Tanggung jawab untuk level seorang Direktur sudah pasti berbeda dengan tanggunggung jawab untuk level operator.

Pengelolaan Kinerja

§  Kegiatan pengelolaan kinerja merupakan kegiatan yang terus menerus harus dilakukan agar dapat memastikan bahwa rencana yang sudah disepakati dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Kegiatan ini antara lain meliputi kegiatan pembinaan, konseling, pemberian umpan balik dsb. Pembinaan yang berkelanjutan diperlukan untuk memberikan umpan balik terhadap pencapaian kinerja dan untuk meninjau serta memperbaharui sasaran.

Harus diingat ada beberapa point yang harus kita ketahui yaitu :

Ø  Umpan balik positif maupun negative harus diberikan secara tetap dan berkelanjutan. Kinerja yang baik dapat dipertahankan bila dilakukan pengakuan atau pengukuhan terhadap prilaku yang positif

Ø  Tingkat formalitas dan panjangnya umpan balik tergan-tung situasi, mulai dari diskusi terencana sampai dengan pembicaraan informal.

Ø  Umpan balik harus didasarkan rencana kinerja yang telah disepakati bersama, yang terus menerus diperbaharui sesuai perubahan pada organisasi atau unit kerja.

Ø  Umpan balik yang efektif dilakukan minimum per 3 bulan.

Ø  Umpan balik membuat karya-wan tahu bagaimana memper-baiki kinerja atau perilaku

Ø  Umpan balik membangun dan mendewasakan karyawan

Ø  Umpan balik membuat karya-wan tahu penyesuaian apa yang perlu dilakukan.

Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja merupakan kegiatan yang secara formal dilakukan untuk mengetahui atau menilai seberapa jauh pelaksanaan kinerja masih sesuai atau tidak dengan rencana yang telah disepakati.
Kegunaan penilaian kinerja bagi perusahaan antara lain :

§  Perbaikan kinerja karyawan

§  Penetapan Kompensasi (gaji, bonus dll)

§  Keputusan Penempatan Karyawan (promosi, mutasi dan suksesi)

§  Pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

§  Perencanaan karir dan pengembangan.

Penghargaan Kinerja

§  Merupakan tindak lanjut proses penilaian kinerja yaitu kegiatan untuk memberikan penghargaan atas kinerja yang telah dicapai karyawan. Kegiatan tersebut berupa promosi dan rotasi atau peningkatan kompetensi juga termasuk pembe-rian bonus atau peningkatan indeks gaji.

§  Peranan manajer dalam penghargaan kinerja adalah :

Ø  Memberikan pujian (diberikan pada saat khusus, tulus dan layak, pada waktu yang tepat)

Ø  Memberikan tambahan tang-gung jawab (beri kesempatan, monitor kesulitan, dukungan, selesaikan administrasinya).

Perananan manajer dalam penghargaan kinerja

Ø  Memberikan usulan promosi (kualifikasi sesuai dengan permintaan, tidak merugikan system sdm dan karyawan lain dan monitoring pengusulannya)

Ø  Memberikan usulan peng-hargaan khusus (usulan sesuai dengan peraturan, informasi disimpan oleh atasn, monitor pengusulan yang dilakukan)

Ø  Memberikan informasi untuk kenaikan merit dan bonus (memahami keterkaitan system penggajian/penghitungan bonus dengan hasil penilaian kinerja, tidak melakukan justifikasi nilai demi peningkatan pendapatan, memastikan kenaikan merit atau pemberian bonus didapat oleh bawahan jelas alasannya).

Mindset Manajemen Kinerja

Empat Mindset Yang Menghambat Proses Manajemen Kinerja

Ø  Asumsi mengenai Peran Manajer: Manajer sebagai Pengawas

Ø  Asumsi mengenai Evaluasi: Evaluasi : mencari ‘kambing hitam’ dengan kriteria good-bad

Ø  Asumsi mengenai Promosi: Promosi berdasarkan senioritas

Ø  Asumsi Mengenai Interaksi: Fokus pada diri sendiri “ BOS ”

Empat Mindset yang bisa mengembangkan manajemen kinerja yang baik

Ø  Asumsi mengenai Peran Manajer:: sebagai pengembang staff

Ø  Asumsi mengenai Evaluasi: kesempatan berkembang

Ø  Asumsi mengenai Promosi: Berdasarkan kinerja

Ø  Asumsi Mengenai Interaksi: Pada staff

Setiap perusahaan pasti mengharapkan agar karyawannya memiliki kinerja yang baik supaya dapat mendukung pencapaian sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan memerlukan suatu sistem yang dapat mengevaluasi kinerja karyawan, yang dikenal dengan sistem penilaian karyawan.

           

Namun demikian sistem penilaian karyawan yang dimiliki oleh perusahaan mempunyai banyak kendala, yang kerapkali diragukan dapat meningkatkan kinerja karyawan, apalagi kinerja perusahaan. Karena saat ini terjadi banyak perubahan di dunia bisnis, perusahaan perlu merumuskan kembali sistem untuk mengevaluasi kinerja karyawan agar sesuai dengan kondisi saat ini.

Banyak perusahaan merasa potensi karyawannya tak berkembang, setidaknya tak sebagus ketika mereka diseleksi masuk perusahaan.  Penilaian ini berdasarkan performance appraisal atau sistem penilaian kinerja yang mereka terapkan.

Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja menurut Sedarmayanti (2007:261) :

            ”Uraian sistematik, tentang kekuatan/kelebihan dan kelemahan yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang/kelompok”.

Ambar Teguh Sulistiyani & Rosidah (2003:223):

            “Penilaian Kinerja adalah merupakan cara pengukuran kontribusi-kontribusi dari individu dalam instansi yang dilakukan terhadap organisasi”.

Gary Dessler dalam Sedarmayanti (2007:260) :
Prosedur apa saja yang meliputi :
a. Penetapan standar kinerja
b) Penilaian kinerja aktual karyawan dalam hubungan dengan standar
c) Memberi umpan balik kepada karyawan dengan tujuan memotivasi karyawan untuk menghilangkan penurunan kinerja atau terus bekerja lebih giat.

tujuan penilaian kinerja adalah untuk memberikan evaluasi yang objektif terhadap kinerja karyawan serta menentukan alat dan cara yang memungkinkan dapat membantu karyawan dalam memperbaiki kinerja, meningkatkan kemampuan dan keterampilan untuk pengembangan kariernya sehingga karyawan memiliki motivasi yang tinggi untuk bekerja lebih giat.

Tujuan dan Manfaat Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja menurut Werther dan Davis (1996:342) mempunyai beberapa tujuan dan manfaat bagi organisasi dan pegawai yang dinilai, yaitu:

Ø  Performance Improvement. Yaitu memungkinkan pegawai dan manajer untuk mengambil tindakan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja.

Ø  Compensation adjustment. Membantu para pengambil keputusan untuk menentukan siapa saja yang berhak menerima kenaikan gaji atau sebaliknya.

Ø  Placement decision. Menentukan promosi, transfer, dan demotion.

Ø  Training and development needs, mengevaluasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan bagi pegawai agar kinerja mereka lebih optimal.

Ø  Carrer planning and development. Memandu untuk menentukan jenis karir dan potensi karir yang dapat dicapai.

Ø  Staffing process deficiencies. Mempengaruhi prosedur perekrutan pegawai.

Ø  Informational inaccuracies and job-design errors. Membantu menjelaskan apa saja kesalahan yang telah terjadi dalam manajemen sumber daya manusia terutama di bidang informasi job-analysis, job-design, dan sistem informasi manajemen sumber daya manusia.

Ø  Equal employment opportunity. Menunjukkan bahwa placement decision tidak diskriminatif.

Ø  External challenges. Kadang-kadang kinerja pegawai dipengaruhi oleh faktor eksternal seperti keluarga, keuangan pribadi, kesehatan, dan lain-lainnya. Biasanya faktor ini tidak terlalu kelihatan, namun dengan melakukan penilaian kinerja, faktor faktor eksternal ini akan kelihatan sehingga membantu departemen sumber daya manusia untuk memberikan bantuan bagi peningkatan kinerja pegawai.

Ø  Feedback. Memberikan umpan balik bagi urusan kepegawaian maupun bagi pegawai itu sendiri.

Untuk mencapai sasaran, manajemen kinerja harus dijalankan berdasarkan kesepakatan tentang :

§  sasaran,

§  persyaratan pengetahuan,

§  keahlian,

§  kompetensi,

§  rencana kerja dan pengembangannya.

Pengkuruan Kinerja

“MERUPAKAN SUATU ALAT MANAJEMEN UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PENGAMBILAN KEPUTUSAN”

            Manajemen prestasi adalah aktivitas mengatur dan mengukur prestasi kerja yang dicapai dibandingkan dengan target yang ditetapkan serta mengidentifikasi peluang-peluang untuk meningkatkan prestasi, dengan tidak hanya berpatokan kepada prestasi yang lama

Manajemen yang diatur berdasarkan prestasi kerja diberbagai level di organisasi harus menunjukkan bahwa:

§  Anda tahu apa yang akan dikejar

§  Anda tahu apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan

§  Anda tahu bagaimana mengukur kemajuan yang dihasilkan

§  Anda dapat mendeteksi permasalahan mengenai performance dan penyelesaiannya.

Tingkatan Manajemen Prestasi

Tingkat dari Manajemen prestasi dalam kerangka model berikut ini:

1.      Prioritas Organisasi: manajemen prestasi tingkat tertinggi dihubungkan dalam bisnis strateginya suatu perusahaan jangka panjang. Ukurannya level ini adalah pada impact

2.      Tingkat Strategis: pada level ini manajemen sangat memperhatikan "sesuatu yang dari luar (outside) sama baiknya dengan perspektif yang berasal dari dalam. Ukurannya adalah pendapatan yang dihasilkan, seperti volume, nilai service yang diperoleh, kepuasan staff dan user.

3.      Tingkat Program: Dalam tingkatan ini fokus terhadap hasil yang diharapkan dari perubahan suatu program., untuk menunjukkan apa yang sudah diselesaikan. Ukurannya yang digunakan adalah yang terdapat di dalam kasus-kasus bisnis individu. Manajemen manfaat akan dapat membantu untuk menentukannya jika tercapai

4.      Tingkat Operasional: Pada tingkatan ini fokus terhadap service delivery dan output, menggunakan pendekatan service level agreement yang konvensional dan aspek pengukuran yang berhubungan misalnya volume dan kualitas.

Factor Dalam Pengukuran Kinerja

Ø  Penetapan Indikator Kinerja

Ø  Penetapan Kriteria

Ø  Penetapan Standar Kinerja

Ø  Pengumpulan Data Kinerja

Ø  Pengukuran Kinerja

Ø  Evaluasi Pengukuran Kinerja

Indikator Kinerja

Ø  Suatu Yang Akan Dihitung & Diukur

Ø  Ukuran Kuantitatif & Kualitatif yang Menggambarkan tingkat Pencapaian Suatu Kinerja Yang Telah Ditetapkan

§  Jenis Indikator :

§  Input, Segala sesutau yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dan program dapat berjalan dalam rangka menghasilkan output                            Contoh: SDM, DANA, MATERIAL, WAKTU

§  Proses , Yang dapat mengukur perubahan pada saat pelayanan  Contoh : KECEPATAN PELAYANANAN

§  Out Put ,Segala sesuatu berupa prouk/jasa sebagai hasil langsung dari pelaksanaan suatu kegiatan dan program berdasarkan masukkan yang digunakan

§  Outcome ,- Segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan ,-Merupakan ukuran seberapa jauh setiap produk/jasa dapat memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat

§  Manfaat, Kegunaan suatu keluaran yang dirasakan langsung oleh masyarakat

§  Dampak , Ukuran tingkat pengaruh sosial, ekonomi, lingkungan atau kepentingan

Pengembangan Indikator Kinerja

§  Suatu indikator harus dikembangkan terus menerus

§  Harus dievaluasi dampak penggunaannya

Penetapan Kriteria

                Merupakan  spesifikasi dari indikator kinerja

                Contoh : pelayanan dengan mutu sangat baik, baik, sedang, kurang, buruk pendapatan tinggi, sedang, rendah

Penetapan Standar Kinerja

—  Dinyatakan dalam suatu pernyataan kuantitatif

—  Dapat bersumber dari peraturan, keputusan manajemen, pendapatan para  ahli,  pengalaman tahun sebelumnya

Pengumpulan Data Kinerja

—  Proses pengumpulan dan pengolahan data atas indikator-indikator kinerja yang telah ditetapkan

—  Dapat dilakukan secara periodik melalui form kendali mutu, laporan bulanan, hasil survei

Cara Pengukuran Kinerja

§  Perbandingan antara kinerja nyata dengan hasil yang diharapkan

§  Perbandingan antara kinerja nyata tahun ini dengan tahun sebelumnya

Pengaturan Hasil Kerja

Pengaturan hasil memerlukan suatu organisasi yang fokus terhadap keluaran (output) yang diperoleh dari proses dari aktivitas yang dilakukan dalam berbagai level. Keluaran (hasil) ini akan mengkontribusikan suatu pendapatan yang diinginkan oleh oleh organisasi dan pemerintahan secara keseluruhan.