Manajemen Proses Bisnis

Kinerja layanan atau produk suatu organisasi sangat menentukan tingkat tercapainya tujuan, visi, dan misi organisasi tersebut. Salah satu faktor yang sangat mendukung tingkat kinerja suatu organisasi adalah kualitas dan kuantitas proses bisnis dari organisasi tersebut. Pengelolaan proses bisnis yang kurang optimal dapat menyebabkan terjadinya berbagai masalah. Oleh karena itu, diperlukan perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis serta manajemennya, agar kinerja proses dapat ditingkatkan

Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Karakteristik di dalam lingkungan bisnis

Ø  Suatu lingkungan dengan permasalahan bisnis dan peluang

Ø  Kompetisi lebih kuat

Ø  Kebutuhan untuk organisasi untuk membuat keputusan lebih sering

Ø  Pengambilan keputusan organisasi yang di pengaruhi oleh banyak faktor

Ø  Informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan lebih banyak dalam pengambilan keputusan

Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi.

Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga.

Sebagai contoh:

—  banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor

—  perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.

Agar dapat bersaing, perusahaan harus dapat melakukan respons terhadap perubahan secara cepat dan efisien, dimana masing-masing bidang bisnis memiliki perspektif yang berbeda-beda:

—  Perusahaan retail membutuhkan supply chain yang real-time, inventory yang seminimal mungkin, tingkat pemenuhan pesanan yang lebih tinggi, persediaan barang yang berputar lebih cepat, serta peningkatan penjualan.

—  Sektor pelayanan keuangan, memerlukan konsolidasi sistem informasi yang dimilikinya agar dapat menyediakan dan memberikan layanan yang bersifat real-time terhadap cash flow, sehingga pelanggan dapat memanfaatkannya untuk melihat peluang investasi

—  Perusahaan penyedia layanan komunikasi membutuhkan mekanisme agar dapat menyediakan banyak layanan yang baru, bersifat personal, dan kaya akan content agar mampu meningkatkan kepuasan pelanggan serta membangun loyalitas pelanggan.

Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu.

Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandalkan teknologi yang tepat untuk:

Ø  membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi,

Ø  mempertajam daya respons, dan

Ø  pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan.

Mereka membangun solusi TI tersebut dalam beberapa sistem yang terpisah, bukan dalam satu kesatuan. Sistem yang dibangun biasanya terbagi berdasarkan unit kerja, atau berdasarkan proses bisnis yang ada. Hal ini tentunya dapat menimbulkan beberapa masalah ketika suatu saat terdapat proses bisnis yang membutuhkan adanya kolaborasi ataupun pertukaran informasi antar unit kerja atau antar proses bisnis untuk menyelesaikan rangkaian prosesnya tersebut, yang tentunya hal ini tidak akan dapat ditangani dengan solusi TI model seperti ini. Solusi TI seperti ini sebenarnya sudah tidak relevan lagi untuk digunakan pada dunia bisnis yang sangat dinamis seperti saat ini.

Salah satu pemacahan masalah bagi organisasi yang berkaitan dengan teknologi yang ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini adalah Manajemen Proses Bisnis(BPM).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan BPM

—  Business, Process, Knowledge, Rules

Business

—  Bisnis merupakan usaha perdagangan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mendapatkan laba dengan memproduksi dan menjual barang atau jasauntuk memenuhi kebutuhan konsumen.

—  Hal yang perlu dilakukan oleh seorang pebisnis

—  Sumber Daya Materi, Sumber Daya Manusia, Sumber Daya Keuangan, Sumber Daya Informasi

Proses

—  Proses adalah serangkaian langkah sistematis, atau tahapan yang jelas dan dapat ditempuh berulangkali, untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika ditempuh, setiap tahapan itu secara konsisten mengarah pada hasil yang diinginkan.

—  Banyak contoh proses yang terjadi di dalam kehidupan sehari-hari di sekitar kita, yang mungkin tidak kita sadari:

—  Mobil merupakan hasil dari proses manufaktur

—  pakaian, rumah, bahkan roti yang kita makan, semua merupakan hasil dari suatu proses yang dapat menjamin kualitasnya

Knowledge Management

“the basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge”

sumber ekonomi bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital. Justru karena knowledge alias pengetahuan ini kedepannya memegang peranan penting, karena itu harus kita kelola

            “when employees leave a company, their knowledge goes with them …  “

Organisasi perlu mengelola pengetahuan anggotanya di segala level untuk:

Ø  Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM

Ø  Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan

Ø  Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada

Ø  Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM

Dari gambar diatas, KNOWLEDGE atau PENGETAHUAN yang berkali-kali kita bicarakan itu sebenarnya  apa. Pengetahuan itu bisa dibagi menjadi dua:

—  Explicit Knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. Dari contoh di atas, ketika seorang member milis memberi solusi dari buku, maka sebenarnya itu adalah bentuk explicit knowledge.

—  Tacit Knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. Nah dari contoh di atas, ketika seorang member milis menjawab berdasarkan pengalaman dia, hasil ngoprek atau nggak sengaja dapat solusi misalnya, itu semua adalah tacit knowledge. Tacit knowledge ini kadang susah kita ungkapkan atau kita tulis.

Gambar konsep spiral

a.       Proses eksternalisasi (externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Bisa dengan menuliskan know-how dan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan buku apabila perlu. Dan tulisan-tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi orang lain yang sedang memerlukannya.

b.      Proses kombinasi (combination), yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk kita implementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini sangat berguna untuk meningkatkan skill dan produktifitas diri sendiri. Kita bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat.

c.       Proses internalisasi (internalization), yakni mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dari keempat proses yang ada, mungkin hanya inilah yang telah kita lakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, saya mulai bekerja, dan saya menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak saya dapatkan dari buku tersebut.

d.      Proses sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini adalah hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kita tidak manfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan untuk belajar dari orang lain, yang mungkin lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan kita terasah dan juga penting untuk peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini nanti akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses kita menjalani proses perolehan tacit knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi.

Knowledge management memfokuskan pada upaya seseorang atau suatu organisasi bisnis untuk menambah atau menciptakan nilai, agar dapat memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini dapat dicapai apabila seseorang atau suatu perusahaan memiliki pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik daripada kompetitornya. Isu utamaknowledge management adalah daya saing yang sustainabel. Daya saing dikatakan sustainabel apabila tidak mudah ditiru, unik, dan tidak mudah berubah. Hal tersebut dapat diperoleh dengan cara mengelola pengetahuan dan pemahaman yang dimiliki dengan baik, efektif dan effisien. Dalam menghadapi ketidakpastian dalam bisnis dan dinamika perubahan lingkungan bisnis yang cepat, global dan sarat dengan pengetahuan dan pemahaman, knowledge management memainkan peran penting bagi perusahaan, utamanya untuk memenangkan persaingan bisnis global. Kemampuan perusahaan untuk senantiasa dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan, berinovasi dan berkreasi, merupakan faktor penting dalam menghadapi ketidakpastian dan dinamika perubahan yang terjadi pada lingkungan bisnis.Knowledge management suatu perusahaan, secara sadar dan komprehensif akan mendokumentasi, mengorganisasi, berbagi, menganalisis dan mentransformasi pengetahuan dan pemahaman tentang sesuatu, yang dimiliki untuk mencapai tujuan atau harapan di masa mendatang. Pencapaian tujuan atau harapan dapat dilakukan melalui interaksi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal.

Keunggulan kompetitif suatu perusahaan berakar dari kapabilitas dinamis kinerja operasi rutin yang tinggi dalam perusahaan, yang dilekatkan pada proses perusahaan dan dikondisikan oleh histori. Kapabilitas dinamis merupakan sumber keunggulan kompetitif, yang mengacu pada dua aspek. Pertama, terminologi dinamis mengacu pada perubahan atau pergeseran karakter lingkungan, respon strategik tertentu yang diperlukan (pada saat waktu dan pemilihan waktu untuk memasarkan pada kondisi kritis), skill organisasional eksternal, sumberdaya dan kompetensi fungsional terhadap pengakselerasian perubahan tahapan inovasi dan sifat kompetisi masa depan serta pasar yang sulit ditentukan. Kedua, terminologi kapabilitas mengacu pada peran kunci managemen strategik dalam ketepatan dalam melakukan penyesuaian, pengintegrasian, rekonfigurasi lingkungan internal organisasi.

Pendekatan kapabilitas dinamis menyajikan framework koheren untuk mengintegrasi pengetahuan dan pemahaman konseptual dan empiris dan preskripsi yang memfasilitasi (Schumpter, 1934). Pendekatan kapabilitas dinamis memandang kompetisi dalam terminologi Schumpeterian. Artinya, pada level tertentu, perusahaan bersaing pada basis rancangan produk, kualitas produk, efisiensi proses dan berbagai atribut lainnya. Perbedaan kapabilitas perusahaan untuk memperbaiki kompetensi partikular atau untuk mengembangkan domain kompetensi partikular baru, memegang peran kritis dalam menentukan outcomes kompetitif jangka panjang. Dalam hal ini, knowledge, knowledge management, kapabilitas, kompetensi(skill individual dan pengalaman), teknologi dan properti intelektual merupakan driverkeunggulan kompetitif (outcomes). Oleh karena itu, suatu perusahaan diharapkan mampu untuk menciptakan, mentransformsi, merakit, mengintegrasi dan mengeksploitasi aset knowledge.

Menjelaskan tentang:

a.       Terms

b.      Facts

c.       rules

BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis

Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah sebuah pendekatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola perubahan.

BPM membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol seluruh elemen pada proses bisnis, seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan workflow

BPM dirancang untuk :

·         mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel.

·         merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat.

BPM meningkatkan kualitas proses bisnis melalui:

n  penyediaan mekanisme feedback yang lebih baik.

n  Review yang berkesinambungan dan real-time akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan kemudian mengatasinya secara lebih cepat sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar.

Komponen BPM

Pemodelan

Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.

Pengintegrasian

—  BPM dapat menghubungkan setiap  elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya.

—  Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis.

Pengawasan

—  Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.

Optimalisasi

—  Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.

Prinsip BPM

1.      Business change must be performance driven

2.      Business change must be stakeholder based

3.      Business change decisions must be traceable to the stakeholder criteria

4.      The business  must be segmented along business process lines to synchronized change

5.      Business process must be managed holistically

6.      Process renewal initiatives must inspire shared insight

7.      Process renewal initiatives must be conducted in an iterative , time- box  approach

8.      Process renewal initiatives must be conducted from the outside in

9.      Business change is all about people

10.  Business change is a journey, not destination.