Senin, 24 Januari 2011

APB- sesi 2

Analisis Proses Bisnis-sesi 2
Pokok Bahasan

§Pengantar Analisis Proses Bisnis
§Konsep Proses Bisnis
§Pengelolaan Proses Bisnis
§Kejadian Proses Bisnis
§Hubungan Antara Proses Bisnis, Proses Informasi dan Aktifitas Manajemen
Sifat dasar dan tujuan dari suatu organisasi adalah menciptakan nilai.

Organisasi menciptakan nilai dengan menyediakan barang dan jasa yang diinginkan oleh pelanggannya.
Contoh:
- Breadtalk, membuat makanan yang bergizi, sehat dan mempunyai karaterisitk tersendiri
Cost (Biaya)
Untuk menciptakan nilai diperlukan biaya (cost).
Contoh: untuk memproduksi makanan, pabrikan harus membayar  berbagai macam sumber daya, seperti bahan baku dan tenaga kerja.
Margin
Margin merupakan selisih antara nilai dengan biaya.
Konsep penciptaan nilai berlaku pada organisasi berorientasi profit dan organisasi non profit.
Tujuan organisasi berorientasi profit adalah memaksimalkan marginnya.
Tujuan organisasi non profit adalah memaksimalkan barang dan jasa yang  disediakannya dengan sumber-sumber daya yang dimilikinya.

Proses Bisnis
}   Barang/jasa tersedia setelah melalui serangkaian proses bisnis.
}   Suatu proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang mengerjakan suatu tujuan bisnis.

        Apapun jenis barang/jasa yang disediakan, setiap organisasi paling tidak memiliki tiga macam proses bisnis, yaitu:
}   Acquisition/payment process (Proses perolehan/pembayaran)
}   Conversion process   (Proses perubahan)
}   Sales/collection process  (Proses penjualan/pengumpulan)

Proses Perolehan/Pembayaran:
}  Tujuan dari proses ini adalah untuk mendapatkan, memelihara, dan membayar sumber-sumber daya yang diperlukan organisasi.
}  Contoh sumber daya: SDM, pabrik, peralatan, dana, bahan baku, dll.
}  Sumber daya diperoleh dari pihak luar, seperti pemasok.
}  Sumber-sumber daya tersebut diperlukan untuk dapat menyediakan barang/jasa kepada para pelanggan.

Proses Perolehan
Ø  Hanya memesan barang/jasa yang dibutuhkan oleh organisasi.
Ø  Hanya menerima barang/jasa yang dipesan.
Ø  Hanya membayar barang/jasa yang sudah diterima.
Ø  Memelihara dengan baik barang yang sudah diperoleh.
Ø  Mampu menyediakan barang/jasa pada saat diperlukan

Proses Perubahan
}  Tujuan dari proses ini adalah untuk mengubah sumber-sumber daya yang telah diperoleh menjadi barang/jjasa yang diperlukan pelanggan.
}  Pada prosesj ini, bahan baku diubah menjadi barang jadi atau jasa
}  Proses perubahan sangat beraneka ragam, tergantung pada barang/jasa yang diproduksi, teknologi dan sumber daya yang digunakan, peraturan yang berlaku, pemerintahan, lingkungan, atau pelanggan.
Ø  Sangatlah sulit untuk menggambarkan suatu proses perubahan yang umum.
Ø  Pada dasarnya, proses perubahan adalahserangkaian aktivitas yang mengubah barang/jasa yang diperoleh menjadi barang/jasa bagi para pelanggan.

Proses Penjualan/Pengumpulan:
}  Tujuan dari proses ini adalah untuk menjual dan menyerahkan barang/jasa kepada pelanggan,  lalu mengumpulkan pembayarannya.
}  Barang jadi atau jasa yang telah melalui proses perubahan dijual kepada pelanggan, yang akan ditukar dengan pembayaran (biasanya dalam bentuk uang).
}  Adalah serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mengantarkan barang/jasa kepada parapelanggan untuk mendapatkan pembayaran.
}  Pada dasarnya, proses penjualan/pengumpulan merupakan cerminan dari proses bisnis perolehan/pembayaran.
}  Ketika suatu entitas memperoleh barang/jasa serta membayarnya, maka ada entitas lainnya yang menjual barang/jasa serta mengumpulkan pembayaran.

Pengelolaan Proses Bisnis
}  Pimpinan organisasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan proses bisnis.
}  Aktivitas pengelolaan (manajemen) dapat dikategorikan menjadi: perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengawasan (controlling), dan penilaian (evaluating).

Perencanaan
v  Pimpinan menentukan sasaran-sasaran bisnis
v  Pimpinan menentukan prioritas pada proses-proses bisnis yang ada
v  Pimpinan menyediakan blueprint untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut
v  Pimpinan harus mengidentifikasi kesempatan-kesempatan dan resiko-resiko yang dihadapi perusahaan.

Pelaksanaan
ü  Pimpinan menjalankan rencana mereka dengan membagi proses-proses bisnis menjadi beberapa aktivitas yang lebih kecil.
ü  Pimpinan menugaskan para bawahan untuk melaksanakan setiap aktivitas tersebut.
ü  Memotivasi para bawahan untuk melakukan tugas-tugasnya dengan baik.
ü  Rencana yang dibuat dengan jelas mungkin sekali akan dilaksanakan dengan baik

Pengawasan
Ø  Memeriksa hasil dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan, atau dari keseluruhan proses bisnis, untuk melihat apakah sesuai dengan yang diharapkan.
Ø  Pemeriksaan ini mungkin akan menyebabkan perubahan pada harapan yang ditetapkan, atau perubahan pada pelaksanaan aktivitas atau proses bisnis.

Penilaian
q  Secara berkala, pimpinan akan menilai apakah proses-proses bisnis yang  dilakukan berhasil mencapai tujuan-tujuan organisasi.
q  Hasil dari penilaian tersebut digunakan untuk menyesuaikan rencana, tujuan, atau harapan.

Kejadian-kejadian Proses Bisnis
(Business Process Events)

Ø  Suatu proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk   mencapai tujuan organisasi.
Ø  Suatu proses bisnis dapat terdiri dari beberapa aktivitas.
Ø  Kejadian (event) merupakan suatu aktivitas tunggal yang terdapat pada sebuah proses bisnis.

Kejadian Dalam Proses Bisnis
Setiap proses bisnis dapat dibagi ke dalam tiga jenis kejadian yang berbeda, yaitu:
Ø  Kejadian-kejadian Operasional (Operating Events)
Ø  Kejadian-kejadian Informasi (Information Events)
Ø  Kejadian-kejadian Keputusan/Pengelolaan  (Decision/Management Events)

Kejadian operasional
Adalah aktivitas-aktivitas operasional yang dilakukan dalam suatu proses bisnis saat menyediakan barang/jasa bagi pelanggan.
Contoh kejadian-kejadian operasional pada proses bisnis penjualan/pengumpulan:
§  Kejadian 1: Memasarkan barang.
§  Kejadian 2: Menerima pesanan dari pelanggan.
§  Kejadian 3: Mengirimkan barang pesanan.
§  Kejadian 4: Menerima pembayaran

Kejadian Informasi
Pada kejadian-kejadian informasi terdiri dari tiga aktivitas, yaitu:
§  Mencatat data tentang kejadian-kejadian operasional.
§  Memelihara data yang penting bagi organisasi.
§  Melaporkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan.



Kejadian Keputusan
Adalah aktivitas-aktivitas di mana para pimpinan membuat keputusan tentang perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian proses- proses bisnis.
Contoh:
§  Pimpinan memutuskan untuk membuat produk baru.
§  Pimpinan memutuskan untuk membuka sebuah cabang baru

Keterkaitan Antar Kejadian Proses Bisnis
§  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan akan menentukan dan memicu kejadian-kejadian operasional.
§  Menjalankan kejadian-kejadian operasional akan memicu kejadian-kejadian informasi untuk mencatat dan memelihara data bisnis.
§  Kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan juga memicu kejadian-kejadian informasi, yaitu saat para pimpinan meminta informasi sebelum mengambil keputusan.

Data dan Informasi
Data
-          Data adalah masukan ke dalam sistem informasi.
-          Data merupakan fakta tentang aktivitas bisnis dan proses bisnis.  Pada umumnya data tidak berguna dalam pembuatan keputusan.
Informasi
-          Sistem informasi ‘menangkap’ data,  menyimpannya, menggabungkannya, meringkasnya, dan mengelompokkannya menjadi informasi yang berarti bagi pimpinan untuk membuat keputusan.
-          Informasi dapat didefinisikan sebagai data  yang telah memiliki arti bagi para penerimanya.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar